株式会社誠和。様

https://www.seiwa-ltd.jp/

「施設園芸」の業界にて常に創意工夫をされ、市場に対して魅力的な製品を提供されているトータルプラントメーカー様。近年は、統合環境制御をキーワードに、農産物の高生産性を実現するためのソリューション提案に注力中。魅力ある農業社会作りへ貢献し農家の収益向上を支援。

(左から)株式会社誠和 北島氏、眞下氏、

株式会社誠和様では、グリーンハウス内のスクリーン施工を依頼している協力会社の数が年々増えてきている一方で、その協力会社とのやり取りが増え、窓口担当の業務に負荷がかかっていることが問題となっていた。

また、多くの協力会社ではIT化が遅れており、協力会社側でも書類作成を手書きによって行っていたため、作業が非効率であった。
そこで、非効率な作業を洗い出し、協力会社を含めた全体作業の効率化を図るためにシステム導入を検討することになった。

なぜkintoneを選定されたんですか?

「当社のグループウェアシステムを刷新する際にkintoneの将来性を見込んで選定しました。クラウドサービスであるkintoneはマルチデバイス対応なので現場や出張先での書類作成ができる点が作業効率upにつながると思いました。また他のオンプレのシステムとは違い、開発スピードが速い点もポイントでした。」

「コムチュアは幅広く複数のグループウェアを取り扱っていて、将来システムの刷新時においてグローバルに対応していける会社であることから選定致しました。」

  • 協力会社とのやり取りは、メール、FAX、電話など協力会社によって対応が異なり、窓口担当者の作業が煩雑であった。
  • プロセスの進捗管理ができていないことから、どのプロセスで作業が滞っているのかが見えないため、作業漏れやスケジュールの遅延が問題となっていた。
  • 紙ベースの手書き書類が多く、帳票様式も統一されていないことから、改めて入力する際のミスが多く書類の管理の煩雑さに問題があった。
  • ITに不慣れな協力会社が多く、協力会社を巻き込んだシステム化が難しかった。
  • 協力会社とのやり取りは、全てkintoneのゲストスペース上に集約して会社間(B2B)コミュニケーションの場に。
  • メール・FAX・電話で行っていた受発注の仕組みをkintone上のアプリとして構築。
  • 受発注の進捗管理が全関係者に見えるようプロセス管理を設定し案件のステータスを見える化。
  • 現場や出張先でも書類作成作業が行えるようipadを配布。
  • 施工完了の際には当初紙を印刷して完了のサインを記載していた。システム導入を敬遠されないよう今までの使い勝手を継承するためkintoneに手書きパッドプラグインを導入。

システム構成図

ITに不慣れな協力会社でも直感的にわかる操作性を実現するため、入力画面は今までの帳票のレイアウトと同じような画面を表示し、できるだけ少ないクリック数で作業が完了できるようにする。

施工完了のサインをタブレットに手書きして、アナログ情報をシステムに保存することを実現。

  • 自社の作業工程だけではなく、協力会社の作業工程も含めた進捗管理を行うことによって、作業遅延がどこで発生しているのか、作業プロセスが正しく実施されているのかを把握することができるようになった。
  • 入力画面は、できるだけ選択方式にすることで入力の手間がなくなった。
  • プロセス完了ごとに通知(メール)がくるため、作業漏れ、遅延を防ぐことができた。
  • データは再利用しているため、紙からシステムへの同じ内容を重複しての登録や入力ミスが発生しなくなった。
  • 協力会社にiPadを配布し、極力入力せずに最少クリックで処理が完了する仕組みとしたことで、ITに不慣れな協力会社の抵抗なく利用することができた。
  • 協力会社は、請求書を1クリックで発行できるため、協力会社側の請求漏れや事務手続きの作業効率化を図ることができた。
  • 協力会社自身もシステム上で進捗状況が見えるため、作業漏れや遅延の状況をリアルタイムに把握することができ、また、過去の施工一覧も確認することができることから、協力会社側にもメリットを享受することができた。

導入後の声

「今までメール・FAX・電話で行っていた受発注のやり取りをkintone上に集約することで、施工における受発注の進捗が見える化され、作業遅延や手配ミスが大幅に軽減されました。」

「紙の書類作成とシステムへの入力作業という二重の手間がかかっていた作業負荷も軽減でき、外からでもどこからでも作業を行えることで作業効率も非常に良くなったと思います。」

kintoneの今後の活用

「せっかくkintoneを導入したので、受発注以外の業務にもkintoneを活用して行けるように考えております。kintoneを利用すると、サイボウズ社が提供している50種類の無償テンプレートが自由に利用できます。一つのシステムだけではなくあらゆる業務で利用することで、よりkintoneの費用対効果もあがります。

今後見据えているグループウェアの刷新の際にもkintoneと連携したシステムを構築できればと思っています。」

「kintoneと他業務との連携を行って行きたいです。フロントはkintoneで現行システムにデータを受け渡し処理後に再びkintoneに渡して表示が出来ればと考えています」

「kintoneは、協力会社と一部の社員のみが利用しています。全社展開するかの検討を行います。kintoneを今後より活用するために社内でkintoneの技術者を育成したいと思っています。その際には是非教育サポートをお願いします。」

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